Das Bild zeigt grafisch und abstrakt farbige Uhren mit verschiedenen Uhrzeiten.

Zeiterfassung – mit welchem Programm?

Auf der Suche nach einer Möglichkeit, meine Arbeiszeit problemlos zu erfassen, stieß ich auf das Programm OfficeTime, dessen Programmierer mir als Blogger eine kostenlose Testversion zur Verfügung stellten, auf deren Grundlage ich diesen Artikel schreibe.

Wenn man einen Text lektoriert oder schreibt, kann ganz schnell eine Menge Zeit zusammenkommen. Springt man dann noch zwischen einzelnen Projekten hin und her, wird es schwierig, die einzelnen Zeiten zuzuordnen. Mit einem Programm zur Zeiterfassung kann man sowohl Projekte mit Stundensätzen genau abrechnen als auch generell den eigenen zeitlichen Aufwand festhalten – dies ist nicht zuletzt für die Kalkulation von Angeboten extrem hilfreich.

Cloud-basierte Lösungen kosten meist um die 5 Euro im Monat

Beim vorletzten Treffen der VFLL-Verbandsregionalgruppe Berlin stellte Claudia Lüdtke das Programm Mite Zeiterfassung vor. Vieles daran klang sinnvoll, was mir fehlte, war die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen und eine Abwesenheitserfassung, die die Zeitaufzeichnung bei Untätigkeit stoppt bzw. diese Zeitspanne separat erfasst. Mite ist cloudbasiert und kostet 5 Euro im Monat. Ein solcher Wert ist im Markt Standard. Ich habe mir noch einige andere Programme angesehen, fand aber die regelmäßigen Bezahlmodelle nicht übermäßig interessant, weil ich ohnehin vorwiegend allein arbeite. Mite bietet über die Cloud natürlich ein relativ einfaches System zur Zusammenarbeit und zeitlichen Erfassung bei Projekten an. Dies kann man auch mit OfficeTime erreichen – allerdings mit etwas manuellem Einsatz.

OfficeTime kann einmalig gekauft und dann auch offline genutzt werden

Dass man OfficeTime für 37 Euro dauerhaft erwerben kann, fand ich grundsätzlich sehr gut. Nach etwas mehr als einem halben Jahr wird das Cloud-Programm teurer. Zumal Updates bis zur nächsten größeren Version (2.0; aktuell 1.78) kostenlos sind. Bei Erscheinen der Version 2 soll es eine Möglichkeit geben, ein ermäßigtes Update zu erwerben.

Grundsätzlich wirkt das Programm durchdacht, man legt ein Projekt an, definiert bei Bedarf einen Stundensatz – bzw. wählt diesen aus – und startet die Zeiterfassung. Über ein Dropdown-Menü kann man schnell zwischen Projekten wechseln. Sehr schön ist, dass OfficeTime erkennt, wenn man den Rechner verlässt. Die aufgelaufenen Stunden können dann verworfen, dem aktuellen oder einem anderen Projekt zugeordnet werden. Am Ende ist es möglich, aus den gesammelten Daten eine Rechnung zu erstellen, die man über eine Office-Vorlage an das eigene Design anpassen kann. Den Grad an Detailliertheit (also ob die Stunden, Arbeitszeiten etc. angezeigt werden sollen) kann man dabei selbst bestimmen.

Kundendaten wären schön

In der nächsten größeren Programmversion soll es Kunden geben, denen man Projekte zuordnen kann. Dies ist ein wichtiger Punkt, den ich sehr begrüßen würde. Momentan muss man, wenn es um mehrere Aufträge mit gleichen Auftraggeber geht, die Projekte mit dem Namen des Kunden anlegen, was auch geht, aber etwas umständlicher ist. Außerdem wären die Rechnungen dann einfacher mit einer festangelegten Kundenadresse auszufüllen.

Generell lässt es sich aber schon gut und einfach mit OfficeTime arbeiten. Das Rechnungssystem ist schnell anpassbar und erleichtert die Arbeit sehr. Wer eine Alternative zu Cloud-Lösungen mit fortlaufenden Kosten sucht, kann das Programm definitiv ausprobieren.

Beitragsbild: time von Sean MacEntee unter der Lizenz CC BY 2.0.

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